Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Компенсация за использование автомобиля гарантирована законодательно

Порядок выплаты федеральным госслужащим компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях утвержден постановлением Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563. Как отразить такие компенсации госслужащим в учете и как начислять налоги и взносы на компенсации за использование автомобиля, рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства. Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, если работник использует с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, за его использование, износ (амортизацию) полагается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием актива. В этой статье указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Однако государственным ведомствам следует помнить, что Правительство РФ устанавливает правила выплаты компенсации госслужащим за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в служебных целях, а также порядок возмещения расходов, связанных с использованием федеральными государственными гражданскими служащими личных транспортных средств.

Так, с 13 июля 2013 года действует постановление Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563, которым утверждены непосредственно Правила, а также предельные размеры компенсаций. До этого действовали нормы выплаты компенсации госслужащим за использование личных автомашин и мотоциклов в служебных целях, утвержденные двумя постановлениями Правительства РФ: от 20 июня 1992 г. № 414 и от 24 мая 1993 г. № 487. Действующие нормы компенсации госслужащим за использование личного транспорта таковы:

  • для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 2400 руб. в месяц;
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см – 3000 руб. в месяц;
  • для мотоциклов – 1200 руб. в месяц.

В то же время есть особенности выплаты компенсации за использование автомобиля сотрудникам учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, федеральной противопожарной службы Государственной противопожарной службы, органов по контролю оборота наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов РФ.

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см – 3300 руб.;
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 4100 руб.;
  • для мотоциклов – 1650 руб. в месяц.

На каких условиях производится возмещение сотруднику ГСМ за использование личного транспорта в 2020 году

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Чтобы претендовать на получение компенсации за согласие на эксплуатацию личного автомобиля для совершения деловых поездок, сотрудник должен убедиться в том, что соблюдены 4 условия:

  1. Использование личного автомобиля в служебных целях осуществляется с ведома работодателя (сотрудник не самовольно эксплуатирует авто в деловых поездках).
  2. Сотрудник может представить документы, подтверждающие владение транспортным средством, которое планирует эксплуатировать в служебных целях.
  3. Работник сохранил платежные документы, подтверждающие факт несения расходов на содержание эксплуатируемого по работе автомобиля.
  4. Стороны соглашения обговорили величину компенсации и способ ее расчета, после чего закрепили договоренность документально.

Положениями ТК РФ рекомендовано предоставлять следующие компенсации сотрудникам, согласившимся на эксплуатацию личного транспорта в служебных целях:

  1. Компенсацию затрат, понесенных в процессе использования транспортного средства (бензин, масло, дизельное топливо и др.).
  2. Компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, за его эксплуатацию.

Чтобы обосновать размер сумм, на которые будет уменьшена налогооблагаемая база, во избежание конфликтов с контролирующими органами, следует привести хотя бы элементарную методику исчисления суммы компенсации и прописать ее в соглашении об использовании личного автомобиля сотрудника. К примеру, можно сделать следующее:

  • определить расценки за 1 километр пробега “в рабочих целях” (расценки можно подсмотреть в службе такси);
  • сделать компенсационную сумму равной величине амортизации машины за месяц.

Окончательный размер компенсации за поездки на личном автомобиле по работе будет зависеть от следующих факторов:

  1. Технических характеристик автомобиля:
  • марки транспортного средства;
  • показателя расхода бензина;
  • мощности двигателя и др.
  1. Километража пробега.
  2. Характера поездок.
Вид транспортного средства Рабочий объем двигателя Величина компенсации в рублях
Грузовой автомобиль Не важен Безлимит
Легковой автомобиль Менее 2 000 куб.м. 1 200
Более 2 000 куб.м. 1 500
Мотоцикл Не важен 600

Работодатели редко выплачивают суммы, превышающие данные нормы, поскольку они не могут учесть разницу при налогообложении (см. пример в конце статьи).

№ п/п. Документ Подробные сведения
1 Копия свидетельства о регистрации транспортного средства Данный документ обязан присутствовать, поскольку у работодателя будут проблемы с контролирующими органами, если окажется, что автомобиль не принадлежит сотруднику.
2 Соглашение между сотрудником и нанимателем об эксплуатации личного авто работника в служебных целях ●     Если условия об использовании своего ТС были оговорены в момент приема на работу, можно включить текст соглашения в трудовой договор.

●     Если необходимость в эксплуатации личного транспорта сотрудника возникла уже в период работы, соглашение оформляется как приложение или дополнение к трудовому соглашению.

3 Документы учета служебных поездок

(если работодатель использует собственные бланки для оформления документов учета служебных поездок, формы должны быть утверждены в составе учетной политики, а на таких формах должны присутствовать все реквизиты первичного документа)

●     Маршрутные листы, журнал учета служебных поездок и любые иные документы – если компенсация выплачивается в фиксированном размере, без принятия во внимание “пробега в служебных целях”.

●     Путевой лист – если расходы возмещаются исходя из “служебного” пробега (показания можно снимать с одометра, с GPS-навигатора).

4 Платежные документы

(накладные, квитанции, чеки об оплате ГСМ, автостоянки, техобслуживания, автомойки и т.д.)

Расходы на ГСМ могут компенсироваться на основании:

●     норм Минтранса;

●     норма расхода горюче-смазочных материалов в тех. документации ТС;

●     фактического расхода ГСМ на 100 километров пробега “по служебным нуждам”.

5 Расчет суммы компенсации Правила исчисления суммы возмещения могут указываться в:

●     методике, составленной работодателем;

●     тексте соглашения об эксплуатации личного транспорта сотрудника.

Величина возмещения может быть прописана в:

●     трудовом договоре, дополнении к договору, дополнительном соглашении (если размер компенсации фиксированный);

●     расчетном листке (калькуляции, расчете);

●     приказе.

Ошибка: Сотрудник фирмы, работающий на складе, вынужден был осуществить длительную поездку на завод за не доставленным в срок материалом на собственном автомобиле. Он не потребовал компенсации стоимости бензина от работодателя, поскольку думал, что на возмещение подобных расходов имеют право только сотрудники, чья ежедневная работа связана с разъездами.

На самом деле, правом на компенсацию ГСМ обладает любой сотрудник, который по договоренности с руководством (не самовольно) отправился в деловую поездку на личном транспорте.

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Ошибка: Сотрудник фирмы не потребовал компенсации горючего после того, как совершил служебную поездку на личном грузовике, поскольку поездка имела разовый характер, обычно эксплуатировался транспорта из автопарка предприятия.

Даже если служебная поездка на личном автомобиле была разовая, работнику по-прежнему полагается компенсация стоимости ГСМ.

Вопрос: Будет ли выплачена компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта, если он управляет автомобилем на основании доверенности?

Ответ: Это по-прежнему спорный вопрос. Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 запрещает выплату компенсации, а Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 и Письма УФНС РФ по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1/, от 18.09.2007 № 18-11/3/088756@, наоборот, позволяют возмещать такие расходы.

Вопрос: Компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта не укладывается у работодателя в “прибыльные” нормы, а потому компании это не выгодно. Как по-иному оформить такие отношения с работником?

Ответ: Альтернативным вариантом в таких случаях выступает договор аренды транспортного средства. Это выгоднее для работодателей, поскольку размер арендной платы и затрат на содержание/ремонт автомобиля сотрудника закон позволяет включать в расходы. При этом НДФЛ удерживается с величины арендной платы.

В каком размере выплачивается компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Далее рассмотрим порядок выплаты сумм компенсации за использование автомобиля и возмещения расходов, согласно постановлению № 563.

Для получения компенсации и возмещения расходов работник подает заявление работодателю, в котором указывается, в связи с исполнением каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Максимальная сумма компенсации за использование личного автомобиля в месяц не должна превышать ее предельный размер, предусмотренный постановлением № 563. Также особо отмечено, что расходы на приобретение горюче-смазочных материалов возмещаются согласно фактическим затратам, которые подтверждаются соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

  • необходимость использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
  • время использования личного транспорта в служебных целях.

Кстати, выплата компенсации за использование личного автомобиля в соответствии с постановлением № 563 предусмотрена и в том случае, если гражданский служащий отказался от предоставленного служебного транспорта с персональным закреплением. Тогда суммы выплачиваются по общим правилам (на основании поданного сотрудником заявления).

Представим гипотетическое коммерческое предприятие ООО “Везём груз”. Компания владеет собственным автопарком, однако, количество заказов на перевозку тяжеловесных грузов резко возросло за последний год, и руководство решило нанимать сотрудников с личными грузовыми автомобилями. Недавно был нанят Фёдор Некрасов, являющийся собственником грузового автомобиля.

Также на работу в ООО “Везём груз” взяли в качестве личного водителя директора Ивана Травина, владеющего легковым автомобилем с объемом двигателя 2100 куб.м. Ему работодатель готов возмещать 2500 рублей в месяц за эксплуатацию его Тойоты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 08.02.1992 № 92, нормой расходов предприятия на выплату компенсаций за использование легкового транспорта с объемом двигателя более 2000 куб.м. считается сумма в 1500 рублей. Значит, работодатель “от себя” добавляет к сумме компенсации 1000 рублей в месяц. Надбавку он не вправе учесть в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. А вот для грузовых автомобилей лимита не установлено, значит, сумма в 3000 рублей в месяц обоснована, и ее можно учесть в расходах фирмы.

В ноябре Фёдор Некрасов представит в бухгалтерию путевые листы за 24 рабочих дня, тогда как рабочих дней в ноябре было 25. Однако, поскольку компенсация выплачивается в фиксированном размере, это никак не повлияет на ее размер – водитель получит 3000 рублей компенсации за ноябрь.

Отражение компенсации в бухгалтерском учете

Расчеты по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях учитываются на счете 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам» (п. 256 Инструкции по применению Единого плана счетов).

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Начислена сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях 0 401 20 212

«Расходы по прочим выплатам» 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполненных работ, услуг»
0 302 12 730

«Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам»
Выплачена сумма компенсации работнику 0 302 11 830

«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
0 201 34 610

«Выбытие средств из кассы учреждения»

Рассматриваемые компенсации подпадают под действие пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Там определено, что не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Что касается страховых взносов, они также не начисляются на все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей. Основание – подпункт 2 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подпункт 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Итак, поскольку компенсация за использование личного имущества в производственных целях предусмотрена трудовым законодательством, данные суммы не облагаются ни налогом на доходы физических лиц, ни взносами.

В каком размере выплачивается компенсация за ГСМ сотруднику при использовании личного транспорта в 2020 году

Если сотрудник использует личное имущество в интересах бюджетного учреждения, но в рамках приносящей доход деятельности, компенсационные выплаты (в том числе и суммы, выплаченные в качестве возмещения расходов) могут уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но только если затраты экономически обоснованы и документально подтверждены.

Речь идет о постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Согласно этому нормативному акту, для целей налогообложения прибыли рассматриваемые суммы учитываются в составе прочих расходов:

  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – в сумме 1200 руб. в месяц;
  • при использовании мотоцикла – 600 руб. в месяц;
  • при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя более 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Нормы постановления № 92 используются только при исчислении налога на прибыль. Если сотрудник использует личный транспорт в рамках предпринимательской деятельности учреждения, суммы компенсации освобождаются от НДФЛ и взносов в размере, определяемом соглашением сторон. Подтверждает правомерность таких выводов и письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ozerkivrn.ru