Оптимизация расходов бизнеса

Не бойтесь сокращать кадры

Увольнять тех, кто долго проработал, всегда тяжело. Тем не менее, вы должны думать в первую очередь о будущем вашей компании. Чтобы компания стала более эффективной, вы обязаны сократить лишний персонал, объединив несколько должностей в одну или найти оптимальный по цене аутсорс.

Во времена экономического роста в стране мы наняли двух программистов 1С для налаживания работы системы в нашей федеральной сети магазинов. Они писали нам версию CRM на базе 1С. Со временем мы сократили сперва одного, отдав его функции по обслуживанию текущих вопросов главному программисту, а затем и второго ради оптимизации расходов.

Это было непросто, но, посчитав среднюю загрузку специалистов и объем задач, которые они делали, мы поняли, что эффективнее будет отдать обслуживание 1С на аутсорс. Качество работы 1С от этого не ухудшилось. Зато аутсорс оказался на 30%-50% дешевле, чем содержание сотрудников с учетом аренды рабочего места, доли интернета, заработной платы и отпуска.

Важно знать! Пути оптимизации расходов на оплату труда это: сокращение персонала, обоснованное снижение оплаты труда, введение неполного рабочего дня, вывод персонала за штат (аутсорсинг, аутстаффинг, фриланс), оформление вынужденного простоя и как следствие, отправка сотрудников в административные отпуска.

Мероприятия по оптимизации и снижению расходов предприятия

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.

Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:

  • Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций

  • Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов

  • Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников

  • Повышается лояльность персонала

  • Растут показатели производительности труда

  • Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы

  • Налаживаются системы коммуникации

  • Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей

Важно:

оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:

Оптимизация расходов бизнеса

Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.

Оптимизация затрат компании может быть выполнена следующими способами:

  • Экономия на сырье. Разумеется, снижать издержки нужно не в ущерб качеству. Идеальное решение – не снижение качества материалов, а пересмотр договоров с поставщиками, поиск более выгодных предложений.
  • Анализ и снижение затрат на электроэнергию, транспорт, телекоммуникации. Транспортный цех можно отдать на аутсорсинг, если основное направление деятельности компании не связано с оказанием транспортных услуг. Сократить затраты на электроэнергию можно традиционными способами: переход на энергосберегающее оборудование, контроль расхода.
  • Оптимизация фонда оплаты труда, сокращение персонала. Часть функций компании иногда бывает выгоднее отдать на аутсорсинг. Не весь персонал выгодно оставлять в штате: например, человек для уборки помещений требуется только 1-2 раза в неделю.

Анализ доходов и расходов компании

Существуют универсальные способы оптимизации затрат компании. На любом предприятии можно оптимизировать или сократить следующие издержки:

  • расходы на поддержание видимости высокого статуса: неоправданно дорогой офис, шикарная машина для руководителя компании, дорогие служебные телефоны;
  • производственные потери: уменьшение расходов топлива, сырья, электроэнергии;
  • скрытые, неявные затраты, устранение издержек от упущенных выгод: более рациональное размещение техники на производстве, использование человеческих ресурсов.

Результатом оптимизации лишних затрат станет выход эффективности работы компании на новый уровень.

Проводите налоговый аудит для оптимизации расходов

Если вы никогда не проводили налоговый аудит вашей компании, то будьте уверены — вы переплачиваете. Сегодня существует много компаний, которые смогут провести качественную аналитику по налогам в вашей компании и оптимизировать их, расформировав бизнес по различным организационно-правовым формам на законной основе.

После проведения аудита в нашей компании мы сократили налоговые платежи примерно на 20%. Для ряда предприятий мы выбрали формы налогообложения «УСН – Доходы» или «ЕНВД», что позволило нам уменьшать рассчитанный налог в два раза за счет уплаты страховых взносов за работников. Сумма сэкономленных средств составила около 80 тысяч рублей в месяц, что в год составило больше миллиона рублей.

Оптимизация затрат компании: основные принципы

Существует три принципа, которых следует придерживаться во избежание лишних трат:

  • планирование;
  • контроль;
  • дисциплина.

Планирование

Частая ошибка – контроль только затрат, без учета дохода. Нужно контролировать не только траты имеющихся денег, но и уделять внимание источникам дохода. В противном случае компании грозит дефицит средств и необходимость привлечения кредитов, что может в конечном итоге привести к банкротству.

Входящие и исходящие денежные потоки следует планировать заранее. Оптимизация издержек будет происходить более успешно, если у руководителя перед глазами всегда есть запланированные объемы доходов и расходов на ближайший месяц, квартал, год. В краткосрочной перспективе некоторые инвестиции могут казаться затратными, однако принесут большую выгоду в дальнейшем.

Пример подсчета затрат

Контроль

Руководитель предприятия всегда должен получать объективную информацию о состоянии бизнеса. Контроль расходов невозможен без учета последних.

На крупных предприятиях целесообразно создать отдел для работы над сокращением и оптимизацией издержек. Сотрудники такого отдела компании выполняют следующие виды работ:

  • изучение факторов, которые влияют на затраты;
  • проверка соответствия технических процессов на предприятии установленным нормам;
  • выяснение причин сбоев в работе;
  • контроль наличия сбоев во время отгрузки или приема товаров;
  • выявление затаривания склада.

После сбора информации об издержках выполняется ее анализ, затем – сокращение и оптимизация выявленных расходов. Намечается и утверждается руководителем компании программа по уменьшению затрат. В нее могут входить мероприятия разного масштаба: от смены поставщиков до повышения эффективности работы с клиентами.

Дисциплина

Выбранная и утвержденная руководителем стратегия находит отражение в бюджете компании, и отступать от нее можно только в исключительных случаях. Соблюдение правил оценивается финансовыми службами, которые следят за обоснованностью расходов и пресекают ненужные траты. Решения о затратах денежных средств должны приниматься только несколькими ответственными лицами, которых назначает директор.

Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:

  • Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность

  • Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства

  • Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем

  • Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний

  • Снижен нормативный уровень показателей ликвидности

  • Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается

  • Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)

  • Возникают частые внутрикорпоративные конфликты

Оптимизация расходов бизнеса

Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.

* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».

Например, по следующим признакам:

  • Решения в компании принимаются крайне медленно

  • Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований

  • Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»

  • Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен

  • В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.

Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:

  • Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия

  • Усовершенствовать качество обслуживания

  • Повысить конкурентоспособность на рынке

  • Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании

  • Расширить бизнес и сферы влияния

  • Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае

Задать вопрос

Не стесняйтесь просить у контрагентов снизить цену

Актуальный тренд в области оптимизации бизнеса – передача управления эффективностью предприятия от топ-менеджеров, руководства и собственников наемным независимым экспертам и временным управляющим. Что это дает?

Компетентные независимые эксперты смогут анализировать и контролировать внутренние процессы максимально беспристрастно, объективно, качественно. В результате такого «свежего» взгляда на деятельность организации, могут внедряться принципиально новые эффективные методы оптимизации, механизмы стратегического управления и контроля, иная кадровая и инвестиционная политика.

Опытные эксперты помогут фундаментально переосмыслить неэффективные бизнес-процессы, чтобы достичь максимального финансового эффекта.

Получить эффективный план оптимизации бизнеса от экспертов

Получить план

У любой компании есть постоянные расходы, которые оплачиваются по умолчанию, и предприниматели редко задумываются, что на них можно повлиять. На самом деле, цену всегда можно обсуждать с поставщиками и арендодателями для оптимизации расходов бюджета компании. Главное – проявлять настойчивость: не ограничиваться отправкой официального письма, но назначать встречи и оперировать аргументами.

Этот подход нам помогает снизить стоимость аренды в 95% случаев. Мы пишем письмо с просьбой снизить аренду на 10%. Если нам отказывают в письменной форме, мы встречаемся с лицом, принимающим решение. Аргументируя предложение тем, что мы стабильные и заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, мы договариваемся практически в любом случае о снижении аренды минимум на 3-5%.

В целях оптимизации расходов и экономии средств можно сокращать расходы и на интернет. Особенно это эффективно, если у вас несколько филиалов и разные провайдеры. Год назад, снимая офис на шоссе Энтузиастов в Москве, мы при относительно недорогой аренде платили за интернет 14000 рублей при скорости 10 Мбит. Это была неимоверная переплата. Но в здании арендодателя был один провайдер, который им и принадлежал.

Оптимизация расходов бизнеса

Наш специалист IT отдела вел с ними переговоры, но безуспешно. Тем не менее, мы написали им письмо с просьбой уменьшить стоимость интернета в два раза, на которое, естественно, получили отказ. Тогда я вызвал нашего IT специалиста попросил при мне сообщить им по телефону, что в случае отказа от скидки мы перейдем на мобильный интернет от другого провайдера.

Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.

Например:

Оптимизация расходов бизнеса

Двойное управление или конкуренция между партнерами

В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются. Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.). В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами. В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.

Оптимизация расходов бизнеса

Дублирование функций разными отделами/должностями

В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.

Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения

Оптимизация расходов бизнеса

Совмещение высококвалифицированных и низкоквалифицированных работ

В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.

Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.

Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.

Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.

Используйте площади экономно

Компании во всем мире оптимизируют арендные площади, внедряется оптимизация расходов системы складирования, но в России предприниматели до сих часто держат большие склады и офисы, потому что так было заведено, и переезд на более эффективную площадку приравнивается к пожару. Однако офисные помещения можно сократить, а от складов – и вовсе отказаться.

Лет шесть назад мы снимали огромные складские помещения под магазины в Москве и Петербурге. Но настроив систему автоматического учета и пополнения остатков мы поняли, что держать огромный склад нет смысла, и что выгоднее отгружать «с колес» через транспортные компании. Склады в больших городах мы переделали в маленькие комнаты с образцами, а продукцию отгружаем с главного склада в городе Орел для оптимизации транспортных расходов на предприятии.

Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги

**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.

Снижение затрат

Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.

Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.

Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.

Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.

Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.

Модернизация процессов производства

Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.

Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.

Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.

Оптимизация расходов бизнеса

Усиление маркетинговых коммуникаций

Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.

Какие методы оптимизации бизнеса помогут в моем случае?

Задать вопрос

Применяйте доступные средства удешевления связи

По моему опыту, каждая третья компания в российских регионах еще не перешла на IP телефонию и переплачивает за услуги связи. Когда мы перешли на нее, то сразу начали экономить примерно 50% бюджета, который выделялся на связь. Исходящие звонки (их у нас около 30 000 минут в месяц) стали стоить 0,7-2,5 рубля за минуту. Но и это был не предел.

Как-то раз я наткнулся в интернете на очень хорошую идею уменьшения исходящей стоимости звонков, — использование GSM шлюза. Это устройство, в которое можно вставлять сим-карты (2, 4, 8, 16 штук и так далее) с очень выгодными тарифами на исходящие звонки. Данное устройство можно интегрировать с вашим IP АТС и обеспечивать работу через эти сим-карты на исходящие звонки.

Так как у нас своя IP АТС, то мы без труда интегрировали GSM шлюз на 16 сим-карт. Используя тариф одного из провайдеров, мы сократили стоимость исходящих звонков до 30 копеек за минуту! Причем отдел телемаркетинга отметил, что клиенты отвечают на звонки с мобильных номеров гораздо охотнее, чем с городских московских, как было до использования GSM шлюза. Так мы не только значительно сократили расходы на связь, но и увеличили конверсию ответов на холодные звонки нашего колл-центра.

Не стесняйтесь просить у контрагентов снизить цену

Ориентируясь на конечный результат в виде экономии и повышения экономических показателей, нельзя терять в качестве выпускаемой продукции, игнорировать реакции и потребности персонала организации, вводить изменения бессистемно, доверять интуиции вместо точных расчетов и технологий.

В противном случае, мероприятия по снижению расходов и наращиванию прибыли обернутся прямо противоположным итогом – падением выручки, дестабилизацией управленческих процессов, внутрикорпоративными конфликтами.

Что представляет собой быстрая оптимизация затрат? Определение гласит, что это мероприятия по уменьшению издержек, эффект от проведения которых заметен в краткосрочной перспективе. Данный способ борьбы с издержками требует прекращения некоторых трат.

Оптимизация расходов бизнеса

Для выделения лишних статей затрат нужно разделить все затраты компании на несколько групп по приоритету.

Будьте системны и настойчивы

Все предприниматели задумываются о сокращении расходов, но большинство либо ограничиваются разовыми мероприятиями, либо бросают задачу на полпути, потому что сталкиваются с человеческим фактором в процессе внедрения изменений. Расскажу, с какими сложностями приходится сталкиваться мне, и как я с ними справляюсь.

  1. Нежелание сотрудников работать на результат. Многие люди, когда получают задачу оптимизировать расходы, просто хотят поставить галочку и отписаться — извините, сделали, но не получилось. Чтобы это избежать, мы ввели оптимизацию расходов предприятия в число приоритетных бизнес-целей и назначили ответственное лицо за каждое направление. Я подробно расписываю задачу в виде чек-листа, в котором заложены все этапы – звонок, его время, встреча, ее итоги. Я могу отследить этот звонок, послушать, правильно ли был проведен разговор.
  2. Отсутствие у сотрудников веры в успех. Я зачастую встречаю одно и тоже возражение — это нереально! В таких случаях можно подключиться и самому. Были случаи, когда я лично участвовал в переговорах о понижении арендной ставки вместо со своими менеджерами, и добивался успеха несмотря ни на что.

Все возможно, если включить мозги и проявить определенные напор и желание. Тогда результат не заставит себя ждать. Оптимизация расходов бюджетных организаций строится по аналогичной схеме лишь с некоторыми изменениями. Данные советы по оптимизации расходов универсальны, поэтому их можно применить и в бюджетном учреждении.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ozerkivrn.ru