Письмо обращение с просьбой о помощи образец

Отличия деловых писем от других

Деловая переписка — важнейшая часть системы документных коммуникаций. Письма являются ее наиболее массовыми документами. Существует множество разновидностей официальной корреспонденции. Вся она представляет собой форму письменного диалога, который способствует решению важнейших вопросов деятельности организаций. Ее жанрово-тематический диапазон отличается широким разнообразием.

Письмо-просьба — один из распространенных видов деловой корреспонденции. Необходимость написания подобных обращений может быть вызвана различными причинами, и перечислить их все не представляется возможным. Тем не менее, существует ряд особенностей, которые позволяют выделить данное письмо среди общего массива служебной документации.

Официальное письмо с просьбой может представлять собой тактичный запрос или являться дипломатичным требованием по текущему вопросу. Оно служит для достижения конкретной цели автора и необходимо, чтобы побудить адресата к тем действиям, которые необходимы составителю письма-просьбы.

Ситуаций, когда возникает необходимость составления письма-просьбы, особенно много в управленческой деятельности. Поводом может стать как простая ситуация, не требующая усиленной аргументации и развернутых объяснений, так и проблема, без объяснения сути которой, невозможно получить положительный ответ.

Существующие в делопроизводстве шаблоны и стандарты упрощают составление официального письма с просьбой. Любое деловое обращение должно соответствовать правилам деловой переписки. Корреспонденция — это, в первую очередь, лицо компании-отправителя. Ее оформление требует внимания к мелочам и соблюдения правил бизнес-этикета.

В содержании письма-просьбы можно условно выделить 5 основных частей: обращение, комплимент, обоснование, изложение, резюме. На примере неудачно составленной просьбы можно показать, как выделить эти части в тексте и раскрыть их максимально эффективно.

Справка

Пример

Дорогой В.К. Петров!

Письмо обращение с просьбой о помощи образец

Любезно просим Вас организовать встречу наших студентов с Вашим главным технологом. Будем очень признательны за содействие.

С уважением, Л.В. Васильев (Заведующий кафедрой полиграфии и веб-дизайна ХГУ)

Не правильно

Правильно

Обращение

Дорогой В.К. Петров!

Уважаемый Владислав Константинович!

Комплимент

В приведенном примере отсутствует

Ваша организация уже не первый год принимает участие в Программе по профориентации студентов, помогая им определиться при выборе специализации.

Обоснование

В приведенном примере отсутствует

Вы, как специалист в сфере работы с персоналом заинтересованы в подготовке профессиональных кадров. Мы, в свою очередь, готовы помочь начать готовить специалистов из студентов нашего ВУЗа. На сегодняшний день профессия технолога полиграфического производства крайне востребована, но многие студенты не имеют четкого представления о ее смысле.

Изложение

Любезно просим Вас организовать встречу наших студентов с Вашим главным технологом.

В связи с этим просим Вас организовать встречу главного технолога Вашей типографии со студентами 1 курса отделения полиграфии и веб-дизайна ХГУ. Просьба назначить встречу на 25 апреля (15:00) и провести ее на базе Вашей компании.

Резюме

Будем очень признательны за содействие.

Рассказав будущим профессионалам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для их подготовки. Возможно, в будущем Вы сможете найти среди них высококлассных специалистов для Вашей компании.

Подпись*

С уважением, Л.В. Васильев (Заведующий кафедрой полиграфии и веб-дизайна ХГУ)

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением и благодарностью,

Заведующий кафедрой полиграфии и веб-дизайна ХГУ

Л.В. Васильев

* не является самостоятельной частью, но содержит принятые в бизнес-этикете заключительные фразы почтения или пожелания.

Письмо-просьба относится к деловой переписке и имеет тоже назначение, что и письмо-запрос. Его целью является получение необходимой информации от конкретного человека или от организации, например, просьба прислать прайс-лист на определенный вид товара или услуг, проинформировать о времени проведения следующей конференции по интересующей вас теме, просьба о сотрудничестве на определенных условиях, о рекомендательном письме и т.д. Деловая переписка ведется на бланке предприятия или организации с фирменным логотипом. Письмо с выражением просьбы требует ответа.

Как составить письменную просьбу?

Письмо обращение с просьбой о помощи образец

Так как письменная просьба относится к деловым письмам, то и структуру она имеет такую же. Обязательно в письменной просьбе указывается информация:

  • в «шапке» слева указывается информация отправителя письма – реквизиты и название предприятия;
  • в «шапке» справа указывается информация адресата – название организации, фамилия, имя и отчество руководителя;
  • обращение в уважительной форме пишется посредине строки;
  • в тексте письма указывается конкретная просьба, например, о проведении дополнительного семинара для сотрудников, о трудоустройстве, о встрече и проведении комплекса развлекательных мероприятий и т.д.;
  • подписывается руководителем организации, которая отправляет письмо (с расшифровкой);
  • дата составления письма.

В деловом обороте выделяют документы строго официальные, оформляемые по единому образцу или в соответствии с принятыми нормами (например, договор сотрудничества между юридическими лицами), и почти неофициальные, составляемые, когда требуется решить неожиданный вопрос, обратиться за помощью или выразить благодарность.

Ко второй категории документов относятся и разнообразнейшие письма-просьбы, с образцами которых можно ознакомиться ниже. Грамотно и внятно составить такое послание иногда не менее важно, чем правильно сделать коммерческое предложение. Далее будут приведены примеры писем-просьб о содействии, пошаговая инструкция по созданию идеального документа и советы по его отправке адресату.

В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.

Основные отличия состоят в следующем:

  • Стилистика изложения;
  • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
  • Оформляется на официальном бланке компании;
  • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
  • Редко занимают объем более 1 страницы;
  • Наличие строгой служебной субординации.

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу.

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»

Депутату Законодательного собрания

Иванову И. И.

Письмо обращение с просьбой о помощи образец

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

  • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»

Иванову И. И.

От руководителя компании «БББ»

Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»

Иванову И. И.

От руководителя компании «Запад»

Петрова Б. Б.

Письмо обращение с просьбой о помощи образец

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

  1. Отсутствие структуры
  2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
  3. Неаккуратное оформление
  4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
  5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
  6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
  7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
  8. Отсутствие логики в изложении материала
  9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
  10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • письмо-запрос;
  • письмо-просьба;
  • письмо-напоминание;
  • письмо о смене реквизитов;
  • письмо-коммерческое предложение;
  • гарантийное письмо;
  • рекламное письмо;
  • поздравительное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Письмо-просьба

Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».

«Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».

Но могут быть и другие варианты: «Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».

«Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего». Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения.

Помните, важно повторить не только просьбу, но и выгоду, которая может быть получена от ее выполнения, причем она не обязательно должна быть материальной. Многие крупные компании охотно выступают в качестве спонсоров, инвесторов и занимаются благотворительностью.

Думаем, что теперь, после изучения процесса поэтапно, перед вами не возникнет вопроса о том, как составить-письмо просьбу. Достаточно лишь учесть все правила деловой переписки и некоторые нюансы.

Внимание

Предлагаем вам также изучить еще один пример.

Пример Уважаемый Феликс Петрович! Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов.

Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства. ПРИМЕР: Было Стало «Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании.

Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» — «Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле.

Письмо обращение с просьбой о помощи образец

Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки.

С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата.

Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Деловое письмо-просьбу составляют по всем правилам официальной переписки. Для того чтобы в итоге получить положительный ответ, при написании обращения следует придерживаться определенного алгоритма. Он позволит структурировать содержание письма, донести до адресата основные мысли, четко и ясно изложить суть проблемы.

Определите, к кому именно вы обращаетесь?

К адресату лучше обращаться персонально. Соблюдая общепринятые правила делового этикета, используйте обращение по имени отчеству. Это поможет выказать уважение. Кроме того, личная просьба накладывает на должностное лицо, получившее письмо, определенную ответственность. Даже в том случае, когда нужно составить письмо-просьбу для группы людей, обращение лучше персонализировать.

Почему вы обращаетесь именно к этому адресату?

Рекомендуется заблаговременно объяснить адресату, почему вы обратились именно к нему. Можно сделать ему комплимент и отметить его деловые или личные качества, прошлые заслуги, которые имеют значение в контексте вашего обращения. Такой прием сподвигнет рассмотреть письмо с просьбой более внимательно и найти возможность удовлетворить ее. Важно быть искренним и не переступать границу между комплиментом и лестью.

Как вы можете обосновать свою просьбу?

Заранее продумайте аргументы и выстройте их в тексте письма по схеме сильный — средний — самый сильный. Заинтересуйте адресата, раскройте перед ним потенциальные выгоды, связанные с выполнением вашего желания. Озвучьте актуальную для него проблему и покажите, как можно ее решить, удовлетворив ваши интересы. Опишите значимость проблемы и дайте адресату понять, что ее решение может быть выгодным для вас обоих.

Какую информацию нужно сообщить адресату?

Опишите проблему максимально лаконично и предельно ясно. Не допускайте двусмысленности и максимально конкретизируйте желаемый результат: укажите точную цену, дату, процент и т.п. Письмо-просьба требует от адресата принятия управленческого решения. Для этого ему необходима точная информация: сколько, чего, когда и по какой цене.

Какие выводы можно сделать?

После изложения просьбы необходимо ее видоизменить и повторить еще раз, акцентируя внимание адресата на потенциальных выгодах. При этом возможная выгода не всегда обязана быть материальной.

Справка

Пример

Посмотреть образец

Подобные письма оформляются для придания просьбе официальности и важности, и по структуре и общему смыслу близки письму-запросу.Адресованы письма-просьбы могут как юридическому (организация), так и физическому (руководитель организации) лицу.

Полезные документы для скачивания

И послания с просьбой оказать содействие, и письма-благодарности за сотрудничество по очевидным причинам не могут быть составлены по единому образцу: используя унифицированную форму, просто невозможно адаптироваться под конкретные обстоятельства. Ведь для того, чтобы просьба оказала желаемое действие, крайне важно учитывать личность получателя, его социальное положение, текущее материальное состояние и другие факторы.

Письмо с просьбой о помощи должно быть написано грамотно и по возможности кратко

Важно: на всём протяжении письма необходимо придерживаться тёплого и уважительного тона. Нельзя забывать, что письмо-просьба — это не официальное требование, оно может быть беспрепятственно проигнорировано или отвергнуто получателем. Одно только уважение без достаточной мотивации результатов не даст, но хотя бы сможет удержать внимание читателя, заставив его дойти до конца текста.

Перед тем как приступить к составлению письма-просьбы о решении проблемы, отсрочке выплат или предоставлении скидки, имеет смысл определиться с адресатом. В зависимости от обстоятельств это могут быть:

  • частное лицо — например, богатый инвестор или влиятельный учёный;
  • индивидуальный предприниматель или владелец общества с ограниченной ответственностью;
  • юридическое лицо в целом, если отправителю неизвестно имя директора или для него не имеет смысла, кто именно ответит на послание;
  • государственный служащий любого уровня — от мэра небольшого городка до губернатора или ответственного руководителя какой-либо структуры.

Естественно, письмо, направляемое предпринимателю средней руки, по духу будет сильно отличаться от официального послания с просьбой о содействии к председателю госкорпорации. Однако структура всех писем-просьб приблизительно одинакова; составителю достаточно уяснить себе, какие элементы обязательно должны присутствовать в любом письме, какие можно варьировать и от каких лучше совершенно отказаться. Сделать это значительно сложнее, чем написать докладную записку, но всё же возможно. Разобраться в ситуации поможет приведённая далее инструкция.

Второй вопрос, который необходимо прояснить перед составлением письма-просьбы, — структура документа. Как уже упоминалось, унифицированной формы послания не существует, но общий план любых деловых писем почти одинаков — его и следует придерживаться. Официальная или полуофициальная просьба о содействии, помощи или об оказании услуг строится из следующих блоков:

  1. «Шапка». Состоит из логотипа организации, дополнительных узоров (рекомендуется использовать не стоковые, а собственной разработки; для этого не помешает нанять профессионального дизайнера) и наименования организации-отправителя, если последнее не является частью логотипа. Вопреки расхожему мнению, включать в «шапку» государственную символику Российской Федерации, в том числе флаг и герб, необязательно, тем более если отправитель — частное лицо, ИП или небольшая компания, не имеющая связи с госструктурами. Наличие флага и герба вряд ли повлияет на решение получателя, зато (при неумелом использовании) эти атрибуты вызовут у читателя подозрения в благонадёжности просителя.
  2. Вводная часть. В неё включаются:
    • официальные наименования компании-отправителя (полное и сокращённое) или фамилия, имя и отчество составителя письма-просьбы;
    • реквизиты адресанта, включая ИНН, ОГРН, статистические коды, регистрационные номера и расчётный счёт;
    • контактные данные: полный адрес с индексом, номера телефонов, адрес электронной почты, аккаунты в мессенджерах и социальных сетях итак далее;
    • опционально — наименование или фамилию, имя и отчество получателя, в зависимости от того, юридическое это или физическое лицо;
    • приветствие, отделённое от основного текста пустой строкой и выделенное посредством использования более крупного шрифта;
    • указания на основание обращения (возникновение просрочки, анализ результатов, наличие устной договорённости, проведение телефонных переговоров и так далее);
    • назначение письма-просьбы (устранение возникших недоразумений, скорейшее решение вопроса или безотлагательная помощь какому-либо лицу).
  3. Основной текст. В теле письма должна быть изложена (по возможности кратко, доходчиво и литературным русским языком) суть просьбы: уплатить долг, провести ремонтные работы, оказать материальную помощь приюту или предоставить скидку. В самом начале текста необходимо подчеркнуть, что письмо — именно просьба; проще всего это сделать, используя соответствующие производные: «Искренне прошу», «Просим Вас», «Наша организация просит», «Обращаюсь к Вам с просьбой» — и другие. Как уже говорилось, письмо-просьба — это не требование и тем более не приказ, поэтому с начала до конца послания необходимо строго придерживаться уважительного тона, помня, что заинтересованное лицо в данном случае — отправитель, а не читатель. Исключение составляют разве что послания с просьбой погасить задолженность; но и в этом случае не следует забывать об уважении к адресату. Также не помешает добавить в начале письма несколько тёплых слов (если отправитель и получатель хорошо знакомы) или официальных комплиментов, если составитель и адресат ранее не общались или взаимодействие проходило в строго деловых рамках. Если в одном письме содержится несколько различных по сути или связанных между собою просьб, каждой из них необходимо уделить свой абзац, а ещё лучше — создать маркированный список, имеющий весомое визуальное преимущество перед сплошным текстом.
  4. Заключение. Если письмо имеет для отправителя особое значение, здесь стоит ещё раз (кратко и убедительно) призвать читателя к действиям. Сделать это можно как двумя-тремя предложениями, являющимися квинтэссенцией основного текста, так и с помощью привлекающего внимание слогана. Не стоит, однако, слишком увлекаться; письмо-просьба должно иметь доверительный, а не коммерческий или рекламный характер. Пусть лучше его стиль будет незамысловатым, чем нарочито выверенным, вселяющим в читателя сомнения в искренности отправителя. Особенно это важно, если в письме содержится просьба о помощи или содействии.
  5. Прощание и подпись. «С уважением» в конце письма ставится не всегда. Если цель составления документа — добиться содействия или поддержки, имеет смысл вместо этой формулы употребить другую, например «Заранее благодарен», «Заранее благодарю», «Спасибо за внимание», «Большое спасибо за помощь» и так далее. Какое бы словосочетание ни было использовано, от самой подписи оно непременно и безоговорочно отделяется запятой, а также, если позволяет место, новой строкой. Знак пунктуации в данном случае имеет не функциональное, а графическое значение, облегчая читателю восприятие текста; то же касается и переноса подписи на следующую строчку.
  6. Дата и печать. Сразу после подписи внизу письма нужно проставить дату его составления или, если оно было написано заранее, отправки. Ставить печать и личную подпись необязательно, но крайне желательно: это ещё один признак уважения к адресату. Даже если послание отправляется в электронной форме (хотя рекомендуется использовать бумажные документы), в конце страницы стоит разместить электронные копии оттиска печати (штампа) и личной подписи отправителя или заверить документ усиленной электронно-цифровой подписью.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Деловой стиль письма

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

  • Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
  • При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
  • Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
  • Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

  • в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
  • вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Личный стиль

  • Наличие личных местоимений: я, мы, вы
    Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
  • Прямые обращения и просьбы
    Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
  • Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

  • Замена личных местоимений абстрактными существительными
    Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
  • Замена личных обращений и просьб констатациями
    Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
  • Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

  • точность подачи информации;
  • официальность;
  • содержательное, но краткое изложение;
  • объективность и структурированность.

Письмо обращение с просьбой о помощи образец

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать.

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

  • Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

  • бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
  • отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
  • текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
  • если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
  • у каждого приложения идет отдельная нумерация;
  • в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

kak-napisat-delovoe-pismo-obrazec

Электронное деловое письмо состоит из частей:

  • тема;
  • приветствие:
  • суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
  • подпись с контактными данными.

Образец написания письма-просьбы

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

  • достоверности информации в содержании;
  • полноты содержания;
  • краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
  • отсутствие грубости, нейтральный тон;
  • отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
  • использование сленга и просторечий неприемлемо;
  • сокращения слов нежелательны;
  • отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

  1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».
  2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.
  3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.
  4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.
  5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.
  6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

  • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
  • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
  • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
  • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.

Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

Приведем несколько примеров:

  • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
  • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
  • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
  • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
  • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.

О выделении денег

Как правильно написать письмо юридическому лицу

Существует два типа писем-ответов:

  • письмо-отказ
  • письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):

  1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
  2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о
  • дате составления инициативного письма
  • его регистрационном номере

Благоприятные партнерские отношения, поддержка и взаимовыручка являются фундаментом, признаком стабильности и процветания любого предприятия. Но это в идеале. На деле все не кажется таким радужным.

Первой причиной, которая служит толчком к написанию коллективного заявления на руководителя, становится нарушение трудового законодательства.

Но прежде, чем предпринимать любые серьезные действия, важно помнить, что существуют пути, когда к общему решению можно прийти мирным путем. Любой руководитель – человек, которому свойственно ошибаться.

Не нужно действовать радикально без лишней необходимости. Но в случае, если задеты ваши права и свободы, и начальник не соглашается на уступки или исправление допущенных ошибок, нужно действовать.

Если вы сами не отстоите собственные права, никто за вас этого не сделает.

Если вам кажется, что выхода нет, нарушения со стороны шефа будут регулярными, и лучшим выходом станет смена места работы, не спешите с выводами. Поинтересуйтесь у других членов коллектива, быть может, их права также задеты. Директор — не самая последняя инстанция.

Скооперируйтесь и приведите в действие собственное оружие – законодательство. Составьте образец общего заявления, в котором четко опишите все ваши требования и доказательства незаконных действий со стороны начальства. За вашим руководством всегда стоит высший орган. Смело обращайтесь в вышестоящую инстанцию и отстаивайте свои интересы и права работника.

  1. pismo-nachalnikuБудьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.
  2. Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.
  3. Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.
  4. Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.
  5. Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст. Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.
  6. Используйте надлежащий формат и презентацию. Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!
  7. Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.

Письмо с предложеннием произвести пердоплату

Обязанность клиента — вовремя произвести оплату, право продавца — составить письмо об оплате задолженности.

Письмо об оллате задолженности — один из самых распространенных способов взыскания денежных средств и материальных ценностей с недобросовестного партнера и/или клиента. Оно обязывает должника как минимум ответить кредитору, сообщить о сроках исполнения обязательств и о причинах нарушения договора. Если все предыдущие меры взыскания не помогли, то нужно обращаться в суд. Предупреждение лучше отправлять по почте заказным письмом, так как на конверте ставятся даты принятия, отправки, доставки.

Если же оно не получено адресатом, то вернется отправителю с отметкой об этом.

Это служебное письмо, в котором говорится о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, так как причиной задержки оплаты или неоплаты, например, может быть очень затруднительна финансовая си итуация, в которой он оказался.

Образец письма о предоплате за товар

Возможны различные обстоятельства, вследствие которых необходимо вернуть деньги, например:

  1. ошибочное перечисление;
  2. излишнее перечисление предоплаты;
  3. расторжение или изменение условий договора.

Для возвращения денег необходимо направить письмо на возврат денежных средств от поставщика. В письме уточняются мотивы просьбы, а также реквизиты операции: договор, платежное поручение, сумма.

Исх. __________ Генеральному директору Дата _________ ООО «Ромашка 2019» ПИСЬМО О ВОЗВРАТЕ ПРЕДОПЛАТЫ Просим Вас предоплату по счету/заказу № _____ от ___________ г.

в сумме ____________________ руб.

по ПП №_______ от ________________ г., за ______________________________________ Вернуть на расчетный счет ____________________________________________________ (наименование компании, банковские реквизиты) Москва , пр. Андропова, д.38, c.3, оф. 233 Отправить нам письмо по электронной почте. МОСКВА, УЛИЦА ЛЕНИНСКАЯ СЛОБОДА, ДОМ 26, СТР.

2 Деятельность в области права и бухгалтерского учета Юридический адрес реальный, но сейчас там находится другая организация. Деятельность (услуги) вела только во 2-м квартале 2015 г.

Узнать подробнее про эту организацию можно по телефону 8 (495) 937-35-91 Поэтому попытаемся разобраться, какие бывают случаи возврата аванса, в какие сроки он зачисляется на счет плательщику и как отражается в бухгалтерском учете.

На основании составленного договора часто одна сторона делает часть оплаты за какой-либо товар или услугу. Такая оплата может иметь определения задатка, предоплаты или аванса.

Претензию о возврате аванса плательщик может подать в таких случаях: Товар или услуга еще не были представлены в завершенном виде плательщику.

Стоимость оказываемых услуг складывается из следующих тарифов: 2. Выявленную переплату в размере 12 400 (двенадцать тысяч четыреста) рублей 00 копеек вернуть на расчетный счет Заказчика. Споры между гражданином и субъектом предпринимательской деятельности решаются в соответствии с законом «О защите прав потребителей».

Если не удается мирно уладить конфликт, решать его будет суд. Заявление о возврате денег направляется по окончании оговоренного срока поставки продукции.

Генеральный директор __________________ /__________/ В связи с расторжением договора______ от _____ просим Вас вернуть денежные средства перечисленные платежным поручением_____ от _____ по счету _______ в сумме __________ в т.

Если вы не уверены в правильности оформления той или иной бумаги, то вам стоит обязательно проконсультироваться с опытным юристом.

  • Данные заявителя – как правило, это Ф.И.О., паспортные данные и адрес прописки.
  • Непосредственно просьба о возврате средств с указанием причины или основания совершения операции.
  • Реквизиты и способ возврата – перевод по банковским реквизитам или выдача наличных из кассы.
  • Дата и подпись заявителя.

Полное и достоверное отображение всей картины в заявлении гарантирует соблюдение ваших прав!

Заявление оформляется в случаях: Документ оформляется в единственном экземпляре, с которого делается копия. Копия заявления с визами принявшей стороны остается у заявителя в качестве подтверждения подачи пакета документов.

Основные реквизиты заявления следующие: Однако, хотя некоторые цивилисты и рассматривают эти категории как различные, высказываются также и мнения о синонимичности этих понятий. Составление письма о предоплате Деловые письма как способ общения контрагентов широко распространен. Применительно к предоплате, в частности, можно назвать письма о просьбе произвести предоплату и письма о просьбе возвратить излишне уплаченную сумму.

Дело в том, что налоговая база формируется по факту оплаты, т.

е. на момент поступления денег возникает доход. Популярным относительно недавно стал такой способ расчетов, как предоплата. Однако не стоит путать ее с такими категориями, как аванс или задаток.

Понятие предоплаты Предварительная оплата является категорией, которая отражает часть схемы расчетов, которая наиболее подходит для обеспечения исполнения обязанностей субъектами предоплаты. При такой схеме изначально выплачивается предоплата. В зависимости от её размера, она бывает:

  • полная, то есть включающая всю сумму расчетов полностью;
  • частичная, то есть включающая только определенную часть или процент от суммы.

С учетом периодичности осуществления предоплаты используется понятие револьверной предоплаты, то есть такой оплаты, которая осуществляется при регулярных периодических правоотношениях сторон.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ozerkivrn.ru