Сроки хранения документов в архиве

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

Разберем ситуацию. Директор ООО «Листопад» в июне 2018 года посетил семинар, посвященный организации хранения документации в компании. Часть учебного времени составляли презентации, в которых наглядно демонстрировались сроки хранения архивных документов в организации.

Раньше эта тема его особо не волновала — для всей образующейся в компании документации было отведено специальное помещение (архив), и ни одна бумага не была уничтожена за весь 15-летний период работы фирмы.

Лектор, проводящий семинар, ознакомил присутствующих слушателей со всеми нормативными документами в сфере хранения документации, действующими в настоящее время. В этот перечень входят следующие законы, правила и положения:

  • Закон об архивном деле в РФ от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • Правила работы архивов компаний, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
  • Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Помимо указанной нормативной базы в отношении сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов были разобраны требования Налогового кодекса и закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Полученная в ходе лекции информация о некоторых аспектах хранения документации озадачила директора ООО «Листопад». О своей обязанности сохранять документы фирмы по ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ он, безусловно, знал. Однако на семинаре пришел к выводу, что от значительной части бумаг можно было уже избавиться, так как срок хранения документов в организации истек.

О решении директора ООО «Листопад» в отношении проверки срока хранения документов в организации расскажем в следующем разделе.

За отдельные периоды (при расширении масштабов деятельности фирмы и развитии новых направлений ее деятельности) кадровая служба накопила множество резюме и анкет соискателей на вакантные должности — они не были подшиты, но хранились отдельно от другой кадровой документации — эти бумаги Николай тоже отразил в таблице.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Табели учета рабочего времени по цехам ООО «Листопад»

0367…6871

2003–2016

586

5 лет

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

0129…6099

2003–2016

19

5 лет

Приказы по основной деятельности ООО «Листопад»

0129…6099

2003–2016

19

Весь период работы фирмы

Графики предоставления отпусков

1289…5648

2003–2016

693

1 год

Анкеты, автобиографии и резюме соискателей, не принятых на работу в ООО «Листопад»

4597…5521

2014–2015

663

3 года

Из-за малого объема кадровых бумаг Николай сразу произвел их сортировку — для уничтожения отложил практически все графики отпусков (исключая 2016 год), а также приказы по административно-хозяйственным вопросам и табели, по которым истек нормативный срок хранения. Таким же образом он поступил с резюме, анкетами и автобиографиями «несостоявшихся» работников фирмы.

Разобравшись с кадровыми, бухгалтерскими и налоговыми бумагами, Николай перешел к бумагам, сложенным не на стеллажах, а в коробках. Они не были подшиты и систематизированы. О них речь пойдет далее.

С бумагами из коробок студенту пришлось изрядно повозиться. Все документы были извлечены из коробок. При этом каждую бумагу пришлось изучать и классифицировать. Среди этого бумажного развала попадались и отдельные документы (например, ведомости выдачи спецодежды) и журналы (к примеру, в которых отражались инструктажи по ТБ).

Изучив все документы, студент пришел к выводу, что они имеют отношение к охране труда. Все они были датированы 2003 годом — начальным периодом после создания фирмы. Тогда еще вопросами охраны труда на фирме занимался 1 человек — инженер по охране труда. Сейчас в компании для решения вопросов техники безопасности на производстве (ТБ) и охране труда (ОТ) было создано целое подразделение. Все документы, связанные с работой этого отдела, хранились в отдельном помещении, смежном с кабинетами подразделения ОТ и ТБ.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Акты и предписания по ТБ

2003

603

5 лет

Планы мероприятий ООО «Листопад» по улучшению труда работников

2003

608

5 лет

Программы обучения работников по ТБ

2003

624

5 лет

Протоколы аттестации по ТБ

2003

625

5 лет

Журналы учета инструктажа по ТБ

2003

626

10 лет

После заполнения всех граф в указанной таблице Николай пришел к выводу, что у всей этой документации, относящейся к вопросам охраны труда, истек срок хранения. Их можно передавать на уничтожение.

Подробнее о сроках хранения, установленных для разных групп документов, связанных с деятельностью организации, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

06. Охрана труда

06-01

Инструкции по технике безопасности и охране труда

3 года

ст. 27 «б», 28 «б»

После замены новыми

06-02

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 лет

ст. 625

06-03

Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет

ст. 603

06-04

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 лет

ст. 624

06-05

Журнал регистрации вводного инструктажа

10 лет

ст. 626 «б»

06-07

Журнал инструктажа по пожарной безопасности

3 года

ст. 870

06-08

Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам

2 года

ст. 259 «б»

06-09

Журнал учета медицинского осмотра водителей

3 года

ст. 914

Резерв

Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Архив компании: как выполнить требования о сроках хранения документов

Руководством ООО «Листопад» было принято решение произвести сортировку всей накопившей в фирме документации. Поскольку дополнительных штатных единиц для этих целей предусмотрено не было, нашли следующий выход: сортировать архив отправили студента-практиканта юридической академии Николая Тарасова, направленного на предприятие для прохождения производственной практики.

Документы в архиве не были упорядочены, но можно было определить, какие стеллажи к какому отделу фирмы относятся. Огромную часть архивного помещения занимали многочисленные папки с бухгалтерскими и налоговыми документами: там находилась вся первичка, учетные регистры и отчетность, а также декларации и налоговые расчеты.

Значительная часть стеллажей была заполнена организационно-распорядительной документацией: приказами по основной и административно-хозяйственной деятельности ООО «Листопад», различного рода распоряжениями и перепиской с госорганами, внебюджетными фондами, налоговиками и контрагентами.

Основная часть кадровых документов хранилась в специальных сейфах в помещении, специально для этого отведенном в отделе кадров. Поэтому в архиве этой части документации было отведено всего несколько полок на одном из стеллажей.

Производственники хранили свои документы у себя в отделе, так как они постоянно применялись в работе фирмы, поэтому место в архиве этим видом документации занято не было.

Николай решил начать с самой объемной работы — документов бухгалтерии. Об этом речь пойдет в следующих разделах.

Студент-практикант собрал все свои таблицы, приложил к ним Перечень (утвержденный приказом № 558), который нормативно обосновывал срок хранения документов в архиве, и с этими бумагами пришел к директору ООО «Листопад». Студента похвалили за качественно проделанную работу, но обязали доделать ее до конца. А именно изучить процедуру уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

И Николай снова принялся за работу. Все документы с истекшими сроками хранения он отложил на отдельный стеллаж, затем погрузился в изучение нормативной документации, связанной с процедурой ликвидации архивных документов.

Несмотря на то что срок хранения документов в организации,отсортированных студентом, уже истек, просто выкинуть их, сжечь или сдать в утиль было невозможно. Об этом Николай узнал из Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. С этим моментом разберемся в следующем разделе.

Сколько лет хранить бухгалтерские документы

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Канцелярия

01-01

Устав ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 50

01-02

Коллективный договор ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 576

01-03

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

1 год

ст. 773

После замены новыми

01-04

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Постоянно

ст. 19

01-05

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

5 лет

ст. 19

01-06

Протоколы совещаний у руководителя

Постоянно

ст. 18«е»

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

01-07

Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»

Постоянно

Постоянно

01-08

Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»

1 год

ст. 785

После замены новыми

01-09

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 200«а»

Резерв

Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

02. Кадры

02-01

Штатное расписание

Постоянно

ст. 71

02-02

Личные дела работников

75 лет

ст. 656 «б»

02-05

Графики предоставления отпусков

1 год

ст. 693

02-06

Списки работников организации

75 лет

ст. 685 «г»

02-07

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

3 года

ст. 685

02-08

Списки работников, ушедших на пенсию

5 лет

ст. 685

02-09

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

3 года

ст. 694

02-10

Журнал регистрации трудовых договоров

75 лет

ст. 695 «б»

02-11

Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами

Постоянно

ст. 648

Резерв

Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05. Бухгалтерский учет и отчетность

05-01

Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 360

05-02

Годовой бухгалтерский отчет организации

Постоянно

ст. 351 «б»

05-03

Квартальные бухгалтерские отчеты организации

5 лет

ст. 351 «в»

05-04

Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств

Постоянно

ст. 429

05-05

Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей

Постоянно

ст. 427

О товарно-материальных ценностях — 5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

05-06

Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

ст. 415

05-07

Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)

5 лет

ст. 362

05-08

Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц

5 лет

ст. 457

После увольнения материально-ответственного лица

05-09

Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования

5 лет

ст. 361

При условии проведения проверки (ревизии)

05-10

Кассовая книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 362

05-11

Главная книга ООО «Вираж»

5 лет

ст. 361

05-12

Карточки учета основных средств

5 лет

ст. 459 «д»

После ликвидации основных средств

Резерв

Резерв

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например,онюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

07. Планирование, статистика и финансы

07-01

Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 270

07-02

Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

Постоянно

ст. 271

07-03

Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

Постоянно

ст. 285

07-04

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

Пока не исчезнет надобность

ст. 288

07-05

Индивидуальные планы работников

1 год

ст. 291

07-06

Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

5 лет

ст. 473

07-07

Индивидуальные отчеты сотрудников

1 год

ст. 476

Резерв

Резерв

Росархивом подготовлены поправки в перечень типовых управленческих архивных документов, согласно которым в том числе изменятся сроки хранения некоторых документов:

  • налоговые декларации (расчеты) будут храниться 6 лет вместо 5;
  • реестр сведений о доходах физлиц — 5 лет вместо 75;
  • счета-фактуры — 5 лет вместо 4;
  • графики отпусков — 3 года вместо 1 года;
  • документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5 лет.

Кроме этого, будут установлены сроки хранения для таких документов, как:

  • заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год;
  • уведомления, предупреждения работников(ам) работодателем — 3 года.

Поправки уже прошли все проектные стадии и совсем скоро должны обрести форму НПА.

Следующая кипа бумаг, тоже аккуратно подшитая, состояла из накладных на приобретенное сырье и материалы. Количество их исчислялось сотнями.

Подробнее о товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

Вслед за накладными практикант просмотрел все папки с отчетностью, кассовыми документами и иной первичкой. Каждый вид документа студент заносил в специальную таблицу, а комплекты документации досконально просматривал, чтобы не пропустить какого-нибудь документа, случайно попавшего в общий объем и, возможно, имевшего иной срок хранения.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Выписки банковские, кассовые документы

0897…5987

2003–2016

362, 459

5 лет

При условии проведении проверки (ревизии)

Главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости

0466…5765

2003–2016

361

5 лет

Накладные, акты и иные первичные учетные документы

0467…6873

2003–2016

362

5 лет

Годовая бухгалтерская отчетность ООО «Листопад»

1290-7865

2003–2016

351

постоянно

Квартальная бухотчетность ООО «Листопад»

1178-7845

2003–2016

351

5 лет

Студента-практиканта несколько озадачила формулировка графы «Примечание» Перечня, утвержденного приказом № 558 — «при условии проведения проверки (ревизии)». Если проверка не проводится, сколько нужно хранить эти документы? Он не поленился и открыл в своем планшетнике текст Налогового кодекса, откуда выяснил, что все налогоплательщики обязаны сохранять документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, в течение 4 лет (подп. 1 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, пока документы могут потребоваться налоговикам для проверки, избавляться от них — значит вредить компании. Отсутствующие документы подтолкнут проверяющих к расчетному способу определения налоговых обязательств, а это грозит дополнительными материальными расходами для ООО «Листопад». Ему придется заплатить недоимку по налогам, пени и штраф.

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ инспекторы могут проверить период, не превышающий 3 календарных лет, отсчитывая от года, в котором вынесено решение о проверке.

После изучения НК РФ и закона № 402-ФЗ Николаю стало ясно, что всю первичку потребуется хранить не менее 5 лет.

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Как человеку, никогда не работавшему в бухгалтерии, студенту-практиканту было нелегко вникнуть в суть бухгалтерской документации. Вся она была уже сгруппирована и подшита в папки, но вот срок хранения на них указан не был. Открыв первую же папку, он обнаружил, что она полностью состояла только из одних счетов-фактур — таких папок он насчитал с десяток.

О процессе присвоения номеров счетам-фактурам читайте в материале «Нюансы нумерации счетов-фактур не по порядку в 2017-2018».

Среди счетов-фактур стандартного вида он с удивлением обнаружил еще две их разновидности: корректировочные и исправленные счета-фактуры. Пытливый характер студента не позволил просто закрыть эту папку, а в таблицу занести их общее наименование «Счета-фактуры». Он не поленился подняться в бухгалтерию и расспросить бухгалтера, отвечающего за НДС, о нюансах этих документов. Ему хотелось быть уверенным в том, что все разновидности счетов-фактур можно отнести к одной группе документов, имеющих одинаковый срок хранения.

Вид документа

Реквизиты дел ООО «Листопад»

Срок хранения по Перечню, утвержденному приказом № 558

номера

даты

статья

период хранения

примечание

Счет-фактура

1156-1189

2003–2016

368

4 года

Декларации по НДС, имуществу, прибыли, транспорту и земельному налогу

1278, 1387, 2675…4567

2003–2016

392

5 лет

Реестры расчета земельного налога ООО «Листопад»

2263…4289

2012–2016

389

5 лет

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

1390…5098

2007–2016

398

5 лет

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

04. Налоговый учет и декларирование

04-01

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет

ст. 360

04-02

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования

постоянно

ст. 381

04-03

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет

ст. 398

04-04

Счета-фактуры

4 года

ст. 368

04-05

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

5 лет

ст. 394

При условии проведения проверки (ревизии)

04-06

Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу

5 лет

ст. 392

04-07

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

5 лет

ст. 389

04-08

Акты сверок об уплате налогов с ИФНС

5 лет

ст. 385

04-09

Сведения о доходах физических лиц

5 лет

ст. 396

04-10

Книги покупок и продаж ООО «Вираж»

4 года

ст. 459 «у»

Резерв

Резерв

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2019 – 2020)».

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

03. Труд и заработная плата

03-01

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно

ст. 411 «а»

03-02

Лицевые счета по заработной плате работников

75 лет

ст. 413

03-03

Заявления о выплате материальной помощи

5 лет

ст. 415

03-04

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

5 лет

ст. 412

03-05

Листки нетрудоспособности сотрудников

5 лет

ст. 896

03-06

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

Пока есть надобность

ст. 416

Не менее 5 лет

Резерв

Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Без экспертной комиссии не обойтись

Николай установил, что сначала фирме придется сформировать экспертную комиссию. Она нужна не только для проведения процедуры уничтожения документов, периоды хранения которых закончились, но и на постоянной основе при таком документообороте.

ВАЖНО! Создавая экспертную комиссию (ЭК), необходимо руководствоваться приказом Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия» от 19.01.1995 № 2.

Состав ЭК утверждается руководителем фирмы — комиссия должна состоять минимум из 3 специалистов. В обязанности ЭК входит проведение экспертизы ценности документов, результаты которой оформляются протоколом.

Все подлежащие уничтожению документы отражаются в специальном акте, форму которого можно взять из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.02. Акт утверждается руководителем компании.

Только после этого все дела, отраженные в акте, могут быть уничтожены. Факт физической ликвидации документации также должен быть оформлен отдельным актом.

Пример оформления акта об уничтожении смотрите в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Сроки хранения документов в архиве организации необходимо неукоснительно соблюдать. Они определены нормативными документами, и сокращать их нельзя. Периоды, в течение которых компания не имеет права избавляться от документов, различные — от года (например, для графика отпусков) до 75 лет (для личных дел сотрудников). В отдельных случаях документы необходимо хранить в течение всего времени существования фирмы.

Совсем забывать сортировать бумаги компании по срокам хранения не стоит — можно утонуть в бумажном потоке. Своевременно избавляться от документов поможет экспертная комиссия, работа которой должна быть организована на постоянной основе. А архив компании будет постоянно готов к новым бумажным нашествиям.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

08. ПТО

08-01

08-02

Технологические карты

Постоянно

ст. 141

08-03

Технологические правила и предписания

До замены новыми

ст. 143

08-04

Технические условия технологического процесса

До ликвидации организации

ст. 145

08-05

Технологический паспорт

Пока существует надобность

ст. 197

08-06

Карта наладки инструмента

До замены новыми

ст. 213

Резерв

Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ozerkivrn.ru