Сопроводительные документы на перевозку груза: образец, особенности оформления

Классификация

Все сопроводительные документы на перевозку груза можно разделить на 3 крупные группы:

  1. Транспортные. В эту группу входит достаточно большое количество разнообразных бумаг. В них содержатся сведения, во-первых, о виде ТС, которое используется. К примеру, это может быть автомобильный, воздушный, железнодорожный транспорт. Сопроводительные документы на перевозку груза содержат отметки о пересечении границы, условия оплаты, передачи товаров.
  2. Финансовые. Такие сопроводительные документы на товар содержат полное описание и стоимость продукции, общее количество, вместимость по каждому товарному месту.
  3. Разрешительные. В эту группу входят сопроводительные документы на товар по качеству, комплектации, упаковке. Такие бумаги тщательно проверяются таможенными органами.

Товаросопроводительные документы, их виды и содержание

Как выяснилось, вся информация, относящаяся к грузоперевозкам, в совокупности называется товаросопроводительной документацией. Товаросопроводительные бумаги, перечень которых представлен в статье, как правило, оформляются по аналогии с банковскими. Так или иначе, к оформлению документов сегодня предъявляются определенные требования.

При их заполнении уполномоченные лица избегают помарок, исправлений и так далее. В торговой деятельности все платежи реализуются на основании документации. Информация из них применяется в бухучете и формировании отчетности. Все товаросопроводительные бумаги должны быть заполнены безупречным образом.

Иногда в литературе можно встретить два термина – товаросопроводительные или товарно-сопроводительные документы. Как говорить и писать правильно? Обращаем внимание читателей, что грамотно использовать первый вариант – именно он зафиксирован в словарях.

Важно отметить, что товаросопроводительные документы классифицируются в соответствии со следующими группами:

  • Транспортные документы.
  • Финансовые документы.
  • Разрешительные документы.

Целесообразным будет рассмотреть представленные виды товаросопроводительных документов по отдельности.

Перечень транспортной документации на сегодняшний день небольшой:

  • Международная транспортная накладная.
  • Коносамент.
  • Авиационная накладная.
  • Железнодорожная накладная.

Транспортная накладная

Она считается самым распространенным сопроводительным документом на перевозку продукции. Алкогольные, табачные изделия, пищевые продукты, строительные материалы – это лишь небольшой перечень товаров, к которым прилагается накладная.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Форма и вид документа выбирается в зависимости от транспортного средства. Как правило, оформляются накладные на перевозку наземными видами ТС. Однако на практике используются специальные бланки для поставки груза воздушным, морским и железнодорожным транспортом.

Сопроводительный документ для транспортировки груза наземными видами ТС оформляется в 3-х экземплярах. Первый оставляет у себя отправитель, второй предназначен для получателя. Третий необходим непосредственному перевозчику.

Этот сопроводительный документ состоит из 2-х частей: транспортной и, соответственно, товарной. В зависимости от специфики поставляемой продукции поставщик может приложить дополнительные бумаги.

Сопроводительные документы на перевозку груза: образец, особенности оформления

При перевозке груза ж/д транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут прилагаться упаковочные листы и сертификаты. В накладной при этом делается соответствующая отметка.

Список финансовых документов

Помимо представленных выше, товаросопроводительными документами являются также финансовые бумаги. Следует знать, что относятся они в первую очередь к внешнеэкономической деятельности. Представленная документация отражает стоимость товарной продукции, ее полные характеристики, особенности в плане качества, а также количество и вместимость в соответствии с предусмотренными товарными местами.

Необходимо знать, что для оформления данного вида товаросопроводительных документов продавец обязуется взять в специальных государственных структурах бланки. Таким образом, при получении товарной продукции покупатель смотрит на данные бумаги и оплачивает ее, конечно же, сверяя со сведениями, указанными в финансовых документах.

В полной мере рассмотрев финансовые и транспортные товаросопроводительные документы, целесообразным будет перейти к разрешительным бумагам. Важно заметить, что названная документация оформляется отправителем груза или поставщиком. Она указывает на правильную упаковку и комплектацию, надлежащее качество, а также на уместность дальнейшего применения товарной продукции в соответствии с прямым назначением.

Необходимо дополнить, что представленная разновидность товаросопроводительных документов в процессе пересечения таможенной границы тщательным образом проверяется со стороны сотрудников таможенной службы. Помимо этого, зачастую требуется прохождение их проверки в специально отведенных для этого государственных органах. Ярким примером здесь могут служить санитарно-эпидемиологические структуры.

Важно знать, что коммерческие счета за товарную продукцию, как правило, формируются с помощью готовых данных, однако заполнение количественной информации осуществляется исключительно в присутствии водителя. На сегодняшний день большую роль играют следующие бумаги:

  • Счет-фактура.
  • Счет-спецификация.
  • Счет-проформа.

Какие товаросопроводительные документы разрешительного плана известны на сегодняшний день? Поговорим о них подробнее.

На сегодняшний день весь список товаросопроводительных документов разрешительного характера таков:

  • Сертификат подлинности. Важно знать, что оформляется и предоставляется он исключительно тогда, когда реализуются перевозки международного плана, а между странами импорта и экспорта есть утвержденное соглашение касательно наложения льготных налогов.
  • Сертификат качества товарной продукции. Следует подчеркнуть, что представленная бумага формируется для каждой партии продукции в отдельности. Как правило, она нужна лишь для товаров, которые используются человеком в соответствии с прямым назначением. Сюда целесообразно отнести косметические средства или продовольственную товарную продукцию.
  • Фитосанитарный сертификат.
  • Фумигационный сертификат.
  • Гигиенический сертификат.
  • Ветеринарный сертификат.

Подробнее о счет-фактурах

Она считается самым распространенным финансовым сопроводительным документом. Счет-фактура формируется при большом перечне отгруженных товаров.

Сопроводительные документы на перевозку груза: образец, особенности оформления

Этот сопроводительный документ для розничного торгового предприятия выступает в качестве приходной квитанции. Он является основанием для оплаты поставки. Типовой формой документа является ф. № 141.

В счете-фактуре обязательно указываются:

  • Наименования отправителя и получателя.
  • Название и полная стоимость каждой единицы продукции и итоговая сумма.

Для оплаты поступивших изделий может использоваться счет с аналогичным содержанием. Он выписывается поставщиком по ф. № 868.

При оприходовании на счет-фактуре (как и на любом другом сопроводительном документе) ставится штамп.

Под счет-фактурой следует понимать наиболее распространенную составляющую документации как взаимосвязанной системы на поставляемый продукт, носящую коммерческий характер. Так или иначе она нужна в процессе отправки абсолютно любого груза, как правило, товарного происхождения.

В счет-фактуре указывается точная сумма денег, которая соотносится со стоимостью товара. Необходимо знать, что возможно ее предоставление в случае требования товарной накладной. Это не что иное, как сертификат, который указывает на происхождение товарной продукции.

При рассмотрении такого товаросопроводительного документа, как счет-фактура, целесообразным будет отметить следующие данные, которые включаются в нее:

  • Информация касательно сторон, которые принимают участие в сделке.
  • Перечисление кодов товарной продукции, а также их краткая характеристика.
  • Номер договора, который свидетельствует о передаче права собственности на перевозимый продукт, а также дата его подписания.
  • Количество мест в транспорте для помещения товарной продукции.
  • Общая масса груза (важно дополнить, что в данном случае отдельно перечисляются нетто и брутто).
  • Стоимость каждого товара в отдельности, а также продукции в общем.
  • Документация, определяющая численность продукции.
  • Условия поставки продукта (зачастую способ доставки указывается здесь как дополнительное условие).

Сертификаты

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Предоставляется он уполномоченными государственными структурами на основании надобности в защите определенных животных, растений или по карантину, что так или иначе регламентируется страной-экспортером. Необходимо дополнить, что представленная бумага предоставляется в процессе проверки всей товаросопроводительной документации.

В настоящее время фумигационный сертификат нужен для того, чтобы подтвердить абсолютное очищение ввозимой товарной продукции от различного рода вредоносных насекомых или микроорганизмов. Следует знать, что необходимость его возникает лишь в случае перевоза продуктов питания. В соответствии со стандартами документ содержит следующие сведения:

  • Полное название компании или лица, которые отправляют или получают товарный груз.
  • Адрес места назначения товарной продукции.
  • Краткие характеристики содержания каждой упаковки и груза в общем.
  • Общая масса нетто и брутто.
  • Название фумиганта, а также ключевые параметры, в соответствии с которыми осуществлялась ликвидация вредных насекомых и бактерий.

Они оформляются контрольными госорганами. Для получения сертификата образец продукции передается для лабораторного анализа. Исследование также может проводиться непосредственно на предприятии.

В настоящее время используются сертификаты:

  • Ветеринарные.
  • Фумигационные.
  • Фитосанитарные.
  • Гигиенические.

Предприятиям, осуществляющим поставку опасных материалов, также необходимо иметь разрешение.

Подробнее о транспортных накладных

Важно знать, что транспортная накладная является главной бумагой для законной перевозки товарной продукции на абсолютно любом транспорте. Необходимо дополнить, что именно в зависимости от того, какое транспортное средство применяется, подлежат изменениям форма и вид представленного документа.

Так, отдельным образом осуществляется оформление товаросопроводительных документов названной категории для возможности перевозки товарного груза на поезде, самолете или по морскому пути. Следует иметь в виду, что чаще всего транспортные накладные оформляются для перевозки товара автомобильным транспортом.

товаросопроводительные документы их виды и содержание

Необходимо помнить, что оригинал рассматриваемой бумаги заполняется как минимум в трех экземплярах. Однако форму и точное количество целесообразным будет узнать у сотрудников уполномоченной структуры. Все три экземпляра остаются у того, кто оформляет заявление. Первый забирает отправитель, второй – получатель, а третий остается у перевозчика на весь период сопровождения товарной продукции.

При рассмотрении представленного элемента товаросопроводительных документов важно заметить, что отправитель и перевозчик груза так или иначе обязуются подписать, а также заверить посредством собственных печатей транспортную накладную. При принятии груза новым водителем нужна и его подпись, которая станет подтверждением приемки товарной продукции.

Необходимо дополнить, что транспортная накладная содержит информацию касательно массы груза и количества мест, которые он занимает. Эти данные вносит не кто иной, как грузоотправитель.

Помимо этого, дополнительно указываются сведения по поводу состояния груза, а также вносится опровержение или подтверждение опломбирования.

В транспортную накладную включаются названия бумаг, которые прилагаются к товарной продукции. Среди них всевозможные документы подтверждения качества, сертификаты, дополнительные инструкции к продукту, а также различного рода разрешения.

Перечень транспортных товаросопроводительных документов

Порядок оприходования изделий зависит от:

  • Места.
  • Характера (по качеству, комплектности, количеству).
  • Степени соответствия соглашения о поставке сведениям из сопроводительных документов.

Приемка по количеству, качеству продукции предусматривает проверку фактического ее наличия и состояния. Полученные данные сверяются со сведениями расчетных или сопроводительных документов. Если они совпадают, то на бумагах ставится штамп принимающего предприятия, а материально-ответственный сотрудник заверяет их подписью.

Как правило, поступивший на предприятие груз проверяется материально-ответственным лицом. Однако во многих организациях ежедневно принимается огромное количество разных изделий. Соответственно, проверить их качество не всегда представляется возможным. В договоре между поставщиком и закупщиком должны оговариваться условия и порядок возврата/замены товара, брак которого выявлен в ходе реализации.

По общим правилам, при обнаружении недостатков изделий при их продаже, несоответствия стандарту или образцу, согласованному сторонами, некомплектности, возврат производится путем составления расходной накладной.

Порядок ее осуществления, проверки количества и качества поступивших изделий оговариваются в соглашении с зарубежным контрагентом. Если правила не были закреплены в договоре, необходимо руководствоваться действующими нормативными актами, утвержденными федеральными исполнительными органами.

Приемка продукции в ненарушенной таре от зарубежного контрагента производится в том же порядке, что и от отечественного поставщика.

Предъявление претензий

При приемке продукции важно соблюдать порядок и сроки. В случае их нарушения торговые предприятия теряют право предъявлять поставщикам претензии, связанные с качеством или количеством товара.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

При несоответствии фактического наличия изделий или отклонениях по их качеству от параметров, установленных договором либо содержащихся в сопроводительных документах, составляется акт. Он выступает в качестве юридического основания для предъявления претензий поставщику.

Составлением акта занимается специальная комиссия. В ее составе должен присутствовать материально-ответственный сотрудник, представитель поставщика. Если последний отсутствует, то при согласии контрагента, акт может составляться в одностороннем порядке. В сопроводительном документе материально-ответственное лицо делает соответствующую отметку.

При закупке товара необходимо проверять наличие сертификата.

Упаковочный лист

Необходимо знать, что упаковочный лист сегодня выступает одним из основных товаросопроводительных документов в случае, если речь идет об отправке масштабной группы товаров. В нем идет перечисление разновидностей и сортов товарной продукции. Необходимо дополнить, что предоставление отчета осуществляется за абсолютно каждое место для товара. Как правило, рассматриваемая бумага опускается в специально оборудованную для этого емкость, которая располагается на боковой стороне коробки.

Упаковочный лист содержит следующие сведения:

  • Количество товарного продукта в упаковке (обычно исчисление реализуется в штуках).
  • Номер коробки (необходимо знать, что распределение номеров происходит в соответствии с товарными местами).

Необходимо знать, что рассматриваемый документ прикладывается к упаковке тогда, когда в ней находятся разные наименования товарной продукции. Прилагается он именно к счет-фактуре, потому что указанные в этих бумагах сведения перекликаются. При наличии некоторых различий в массе товарного продукта данный аспект также указывается. Следует знать, что в упаковочном листе может повторяться любая информация, названная в счет-фактуре, тем не менее, в нем нет стоимости товара.

Учет документов

Сведения о первичных бумагах, оформляемых при оприходовании изделий, поступивших на склад, следует отражать в Журнале поступления продукции. В нем указываются основные реквизиты приходного документа. В их числе:

  • Наименование.
  • Номер и дата.
  • Краткая характеристика документа.
  • Дата регистрации.
  • Информация о поступившей продукции.

Документы, оформленные на приемку изделий, используются как основание для расчета с контрагентами. Сведения этих бумаг не могут пересматриваться после оприходования продукции. Исключение могут составлять случаи, когда выявлена естественная убыль при транспортировке.

Оприходование продукции осуществляется в день завершения приемки по фактической сумме и количеству.

В заключение

Сопроводительная документация оформляется на все виды продукции, поставляемой от одного предприятия к другому. Даже если покупатель осуществляет самовывоз, они должны прилагаться к товару.

Особое внимание необходимо уделять разрешительным документам. В законодательстве предусмотрены перечни продукции, поставка и реализация которой без них запрещена. Это, в первую очередь, продукты животноводства, корма и пр.

Опасные грузы

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Важно знать, что сертификат на перевозку опасных грузов выступает одновременно свидетельством о том, что их перевозка производится в надлежащем виде, а также при условии исключения риска проявления тех или иных свойств негативного характера. Он выдается транспортной структурой, которая предоставляет автомобиль для перевозки груза. Данный сертификат служит подтверждением следующей информации:

  • Товарный груз грамотно охарактеризован и содержит все данные касательно полных технических названий.
  • Груз является абсолютно безопасным, потому что упакован грамотным образом. Так, в случае перевозки без осложнений товар не может негативно влиять на здоровье и жизнь людей, а также оказывать некоторое воздействие на окружающую общество среду.
  • Груз содержит определенную маркировку, соответствующую степени его опасности. Необходимо дополнить, что данная маркировка является принципиально важным пунктом при прохождении таможенной границы.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ozerkivrn.ru